| PRIVACY REGLEMENT VPON B.V. | Datum : 11-03-2024 |
| Versie : 1.0 | |
Privacy reglement
Beheerder Gegevens Bescherming
Yana van Heumen
Handelsnaam
VPON B.V.
Hanzeweg 26
7241 CS Lochem
Contact
T 0545-449000
E info@vpon.nl
1. Begripsbepalingen
AVG
Algemene Verordening Gegevensbescherming
AP
Autoriteit Persoonsgegevens
Persoonsgegevens
Informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon welke direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.
Verwerking van persoonsgegevens
Het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen van gegevens
Verstrekking van persoonsgegevens
Het verstrekken van gegevens gebaseerd op een van de 6 grondslagen uit artikel 6 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Verzamelen van persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden gebruikt om de aan u aangeboden diensten van Vertrouwenspersonen zo goed mogelijk te kunnen verlenen.
Verantwoordelijke
VPON B.V.
Beheerder
Medewerker die binnen de VPON toezicht houdt op de toepassing en naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming.
Betrokkene
Degene van wie de gegevens worden verwerkt.
Bewerkers
Een medewerker van VPON die ingevolge artikel 1, onder e, Wbp ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
Derde(n)
Andere entiteiten van VPON, haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens VPON diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties
Vertrouwenspersonen
Geaccrediteerde Vertrouwenspersonen die hun werkzaamheden op zelfstandige (ZZP) basis bij de opdrachtgever van VPON uitvoeren.
Medewerkers
Werknemers in dienst bij VPON.
Opdrachtgever
Een bedrijf/organisatie dat een opdracht verstrekt aan VPON.
2. Inleiding
VPON B.V. (hierna VPON) hecht grote waarde aan zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige informatie van haar opdrachtgevers, websitebezoekers, kandidaten, werknemers en Zelfstandig Professionals. VPON heeft daarom dit privacy reglement opgesteld. VPON behandelt en beveiligt de aan haar toevertrouwde persoonlijke informatie uiterst zorgvuldig. Met dit privacy reglement geeft VPON u inzicht hoe VPON in voorkomende situaties conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met uw persoonsgegevens omgaat.
3. Reikwijdte, beheer en bewerking
3.1 Dit reglement is van toepassing op elke al dan niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens door/namens de verantwoordelijke. De verantwoordelijke in de zin van dit reglement is VPON B.V. te Lochem (hierna: “VPON”).
3.2 VPON garandeert dat zij alle toepasselijke privacywet- en regelgeving naleeft, waaronder begrepen de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de toepasselijke gedragscodes en richtlijnen.
3.3 Dit reglement stelt regels voor de persoonsregistratie van VPON. De directie is houder van de registratie en beheert deze in overeenstemming met dit reglement.
3.4 De directie van VPON ziet toe op de goede werking van de registratie overeenkomstig dit reglement en in het vorige lid genoemde afspraken en is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de persoonsregistratie.
3.5 De directie heeft ten aanzien van de registratie niet meer bevoegdheden dan die, welke haar in dit reglement worden toegekend. Haar zeggenschap over de werking van de persoonsregistratie en de verstrekking van gegevens uit die registratie wordt beperkt door dit reglement.
3.6 De directie is aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement.
3.7 De door de directie aangewezen beheerder is mw. Y (Yana) van Heumen.
3.8 Periodiek wordt een interne audit uitgevoerd met als hoofddoel het na gaan of alle medewerkers binnen VPON zich houden aan de privacy afspraken en het privacy reglement.
4. Wie zijn wij
VPON is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en heeft daarmee zeggenschap over de verwerking van de persoonsgegevens en stelt het doel en de middelen voor de verwerking vast.
VPON schakelt soms andere bedrijven in om diensten voor haar uit te voeren. VPON blijft in deze situaties verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Met deze bedrijven maakt VPON contractuele afspraken over de omgang van uw persoonsgegevens, zodat uw privacy gewaarborgd blijft.
5. Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?
In de volgende gevallen is het ons toegestaan uw gegevens te verzamelen, bewaren en verwerken:
- Als u VPON toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
- Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op verzoek van u vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
- Als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op VPON rust;
- Als de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan VPON is opgedragen;
- Als de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van VPON of van een derde, behalve wanneer uw belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden die tot bescherming van uw persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen.
6. Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden gebruikt om de aan u aangeboden diensten zo goed mogelijk te kunnen verlenen.
VPON gebruikt uw gegevens voor onderstaande doeleinden:
- U op de hoogte te brengen van producten en diensten van VPON.
- U te benaderen voor nieuwsbrieven die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich daarvoor heeft aangemeld (opt-in).
- Een opdracht/abonnement bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.
- Gewerkte uren t.b.v. van u te registreren en te verwerken in ons administratiesysteem.
- Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne
- controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole.
- Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering e.d. aan te vragen.
7. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking
7.1. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doelen beschreven in artikel 6, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
7.2. De persoonsgegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift, dan wel krachtens een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.
7.3. Persoonsgegevens worden verwerkt voor de in artikel 3 beschreven doeleinden en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen.
7.4. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien één van de verwerkingsgronden uit artikel 8 Wet Bescherming Persoonsgegevens van toepassing is.
7.5. De verantwoordelijke bewaart geheimhouding over de persoonsgegevens waarvan de verantwoordelijke kennisneemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift de verantwoordelijke tot mededeling verplicht of uit de taak van de verantwoordelijke mededeling voortvloeit.
8. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?
VPON kan, als u zakelijke relatie bent van VPON , de onderstaande persoonlijke gegevens verwerken. U bent zelf verantwoordelijk dat de door u aangedragen persoonlijke gegevens juist en up to date zijn.
Opdrachtgever en contactpersoon opdrachtgever
- NAW gegevens, KvK nummer, e-mailadres, telefoonnummer, bank- en/of girorekeningnummer en andere contactgegevens. Indien van toepassing BTW-nummer, incassomachtiging.
- Naam contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer.
9. Derden
VPON kan uw persoonsgegevens doorgeven aan haar Vertrouwenspersonen opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens VPON diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.
De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in
overeenstemming met de doelen zoals genoemd in artikel 6.
Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. VPON heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.
10. Opgenomen gegevens
Alle medewerkers mogen gegevens verwerken voor zover dit noodzakelijk is in de uitoefening van hun taken. Dit betreft in ieder geval de gegevens zoals omschreven in artikel 8 van dit reglement.
11. Digitale toegang tot persoonsgegevens
11.1 Het raadplegen van gegevens is aan te merken als een verwerking in de zin van de Wet
Bescherming Persoonsgegevens. Artikel 10 is dan ook van toepassing.
11.2. VPON maakt voor haar werkzaamheden zoals registratie en facturatie gebruik van daartoe geschikte software. Medewerkers hebben slechts toegang tot die delen van deze systemen, waarover zij voor een goede uitoefening van hun taken moeten beschikken.
11.3. De beheerder en degenen, die in het kader van een door de verantwoordelijke of gebruiker gegeven opdracht werken, hebben slechts toegang tot
persoonsgegevens, voor zover dit voor het gebruik en de bewerking van de gegevens noodzakelijk is.
11.4 Een ieder die toegang heeft tot de registratie heeft een geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang heeft
kennisgenomen. Voor deze geheimhouding wordt een schriftelijke verklaring ondertekend.
12. Uw rechten
Wij hechten er waarde aan dat u makkelijk gebruik kan maken van uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u gebruik wenst te maken van een van de u toekomende en hieronder benoemde rechten kunt u zoals onderstaand wordt omschreven contact met ons opnemen.
Inzage en/of wijzigen gegevens
U kunt ons op elk gewenst moment via e-mail info@VPON.nl of telefonisch via 0545-449000 dan wel per brief naar Hanzeweg 26 7241 CS Lochem verzoeken aan te geven welke (categorieën van) gegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden dat gebeurt, van welke bron de gegevens komen en welke bewaartermijnen door ons worden gehanteerd.
Daarnaast kunt u op elk gewenst moment contact met ons opnemen om uw gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Mocht onverhoopt blijken dat wij verkeerde persoonsgegevens van u hebben verstrekt zullen wij dit rectificeren.
Mocht u beschikken over een eigen besloten web-omgeving of een portal, dan kunt u mogelijk ook zelf uw gegevens (gedeeltelijk) aanvullen, verbeteren of verwijderen.
Wanneer wij uw persoonlijke gegevens hebben gewijzigd stellen wij u hiervan op de hoogte.
Verwerking van uw gegevens beperken
Wanneer u het niet eens bent met de inhoud van de gegevens die wij van u bewaren, kunt u een verzoek indienen tijdelijk de verwerking van uw gegevens te beperken. Wij wachten dan met het verspreiden van uw gegevens tot deze naar uw mening weer op orde zijn. U kunt een verzoek tot een verwerkingsbeperking op elk gewenst moment via e-mail info@VPON.nl of telefonisch via 0545-449000 dan wel per brief naar Hanzeweg 26, 7241 CS indienen.
Wanneer wij verwerking van uw persoonlijke gegevens beperken stellen wij u hiervan op de hoogte.
Recht om gegevens over te dragen
U kunt de persoonsgegevens die wij over u bewaren, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm op vragen via e-mail info@VPON.nl of telefonisch via 0545-449000. U bent volledig vrij deze informatie over te dragen aan derden.
Recht om vergeten te worden
Wanneer u geen gebruik meer wenst te maken van onze diensten kunt u een verzoek indienen van verwijdering van al uw persoonlijke gegevens. U kunt ons op elk gewenst moment via e-mail info@VPON.nl of telefonisch via 0545-449000 dan wel per brief naar Hanzeweg 26, 7241 CS Lochem verzoeken al uw gegevens te verwijderen.
U kunt daarnaast uw eventueel verleende toestemming om uw gegevens te verwerken op elk moment intrekken. Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens waarvoor u toestemming had verleend staken. Het intrekken van uw toestemming heeft echter geen invloed op de verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.
Procedure, responstermijn en kosten
Wij proberen uw verzoeken als genoemd in dit hoofdstuk zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken, te behandelen. Wij zijn verplicht uw identiteit te
controleren voordat aan uw verzoeken kan worden voldaan. Uw verzoeken worden in beginsel elektronisch behandeld, tenzij dat niet mogelijk is of u anders verzoekt.
Voor de behandeling van uw voornoemde verzoeken brengen wij u in beginsel geen kosten in rekening, tenzij uw verzoeken buitensporig zijn, kennelijk ongegrond of indien u bij het recht op inzage om bijkomende kopieën verzoekt.
13. Beveiliging
VPON doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Alleen geautoriseerden hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is VPON met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.
| Digitale gegevens | VPON verwerkt digitale gegevens middels ASP-cloud hosting. Het serverpark van onze host is volledig redundant uitgevoerd op twee afzonderlijke locaties in het 4-tier datacenter van KPN te Eindhoven. Dit datacenter is in het bezit van de benodigde ISO en ISAE certificaten. |
| Papieren gegevens | Onze werkwijze is gericht op digitale verwerking en opslag van gegevens. |
| Kantoorruimtes | Alle kantoorruimtes van VPON zijn afsluitbaar. Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot deze kantoorruimtes. |
| Spreekkamers | Voor gesprekken met medewerkers, medewerker(s) van opdrachtgevers(s), Zelfstandig Professionals, opdrachtgevers en derden heeft VPON aparte spreekkamers ingericht. De muren zijn voldoende geïsoleerd zodat gesprekken in de naaste ruimten niet hoorbaar zijn. |
| Brievenbus | Onze brievenbus is voorzien van een slot waarvan alleen geautoriseerde medewerkers toegang tot de sleutel hebben |
14. Huisvesting
VPON houdt kantoor in een gebouw waar tevens een ander bedrijf gevestigd is. Ons kantoor is bereikbaar middels een af te sluiten deur waarvan uitsluitend geautoriseerde medewerkers een sleutel in hun bezit hebben.
15. Bewaartermijn
VPON bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking en conform de wettelijke bewaartermijnen.
16. Datalekken
Indien VPON geconfronteerd wordt met (het vermoeden) van een datalek, dan volgen wij de volgende procedure:
- Elk vermoeden op een beveiligingsincident of een datalek wordt direct gemeld bij de beheerder gegevensbescherming.
- De beheerder gegevensbescherming bepaalt of er sprake is van een datalek of een beveiligingsincident.
- Indien er sprake is van een datalek bepaalt de beheerder gegevensbescherming wie de meest gerede partij is om een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens te doen.
- De beheerder gegevensbescherming licht, in geval van een ernstig datalek, de betrokkene in over het datalek en de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- De beheerder gegevensbescherming neemt het initiatief om een analyse te maken, om een zelfde soort datalek in de toekomst te voorkomen.
17. Inwerkingtreding en looptijd
17.1 Behoudens wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht zolang artikel 6 van toepassing is, met inachtneming van artikel 13.
17.2 Dit reglement treedt in werking per 06-02-2023.
17.3 VPON behoudt zich het recht voor om dit privacy statement aan te passen of te wijzigen. Wijzigingen van dit reglement worden met vermelding van de datum aangebracht door de verantwoordelijke. De wijzigingen in dit reglement worden van kracht een maand na bekendmaking ervan. Geen van de bepalingen uit het privacy statement heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot stand te doen komen tussen VPON en een betrokkene.
18. Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden van) een datalek
Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door VPON of een (vermoeden van) een datalek dan kunt u schriftelijk contact met ons opnemen via e-mail info@vpon.nl of schriftelijk Hanzeweg 26 7241 CS Lochem. U kunt ons ook telefonisch bereiken via 0545-449000.
Indien u het niet eens bent met het gebruik door VPON van uw persoonsgegevens, kunt u eveneens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.